Mijn klanten zijn dol op lean werken. Vooral degenen onder hen die iets met software doen. Dat is niet vreemd, want software helpt bij het optimaliseren van processen waardoor je minder geld kwijt bent aan overhead, verspillingen elimineert en waarde toevoegt voor de klant. Dat is precies wat de lean-filosofie ook beoogt, met als resultaat meer kwaliteit tegen minder kosten. Klanten worden daar blij van en medewerkers raken meer betrokken, iedereen gelukkig. Ik ook, want ik schrijf weer fijne verhalen over de mooie resultaten.
Sinds enige tijd probeer ik de lean-principes ook toe te passen op andere vloeren dan de werkvloer. De winkelvloer bijvoorbeeld. Ik maak een lijstje met wat ik nodig heb, doe mezelf denkbeeldige oogkleppen voor, ga gesystematiseerd langs de schappen en kom thuis met wat ik nodig heb. En dus niet met al die verleidelijke meuk die erg lekker lijkt maar die we niet nodig hebben en als het erop aan komt ook helemaal niet willen hebben. Boodschappen doen is zó klaar op deze manier. Het scheelt bovendien bakken met geld.
Lean werken, wie wil dat nou niet? Nou, de Belastingdienst, die wil dat niet. Teruggekomen van het lean boodschappen doen, tref ik vier enveloppen in de bus van deze instantie. Vier. Die allemaal over hetzelfde gaan: het machtigen van de accountant om kennis te nemen van mijn gegevens. Als ik het eens ben met de machtiging, hoef ik niks te doen. Als ik het er niet mee eens ben, moet ik de brief retourneren in een bijgevoegde retourenvelop. Het betreft machtigingen voor de inkomstenheffing van respectievelijk 2012, 2013, 2014 en 2015. En ja, dat moet heel begrijpelijk in vier aparte enveloppen verstuurd worden, met vier keer dezelfde brief van twee A4-tjes met daarin alleen een ander jaartal, vier retourenveloppen, vier keer porto, vier keer administratieve handling daar op dat Belastingkantoor en vier keer ergernis aan mijn kant omdat ik vier enveloppen terug moet sturen.
Ik doe wat onderzoek. Het blijkt ‘administratief niet mogelijk’ voor de Belastingdienst om het verzenden van brieven te combineren. Daarom kan het zomaar gebeuren dat je meer brieven tegelijk krijgt op één dag. Zelfs vier brieven op één dag. Deze rijksdienst verwacht dat de burgers daar begrip voor hebben. Maar weet je? Ik heb daar helemaal geen begrip voor, ik erger me er kapot aan. Als je vier brieven vanuit hetzelfde kantoor aan dezelfde cliënt niet dusdanig kunt combineren dat de cliënt slechts één envelop krijgt, met één brief en één retourenvelop, dan werk je niet bepaald lean en heb je je processen gewoon niet op orde! Ruik ik hier een goed voornemen voor 2015? Laten we het hopen.